sábado, 18 de julho de 2009

Quando somos arrastados para um prazo impossível...

Acontece de tempos a tempos.
O cliente pede um orçamento para um trabalho que deverá estar pronto daí a um mês.
O trabalho é coisa para durar 2 semanas, mais uma de margem de segurança, e avançamos uma data de entrega para daí a 3 semanas.
Mas o cliente demora uma eternidade a responder.
Quando finalmente responde, duas semanas se passaram. Entretanto aceitámos novos trabalhos que vieram preencher a nossa agenda, e não só ficamos apenas com duas semanas para fazer o trabalho como ainda por cima dessas duas semanas, metade do tempo já está agendado para outros trabalhos.
Depois vêm as directas, a desmotivação pelo cansaço, a inerente perda de qualidade. Ocasionalmente lá se consegue negociar a entrega de sexta para segunda seguinte e passamos o fim de semana a trabalhar, mas deixamos uma má impressão no cliente (afinal fomos nós que indicámos aquela data originalmente...).

Isto já sem contar com a lei de Murphy em que ficamos sem computador/internet/capacidade de trabalhar por algum motivo. O artista não é uma empresa, em que se um trabalhador adoecer outro toma o seu lugar. O cliente espera que o trabalho seja feito por uma pessoa concreta.

Então como lidar com esta situação se nos deixarmos arrastar para ela?

A primeira coisa a fazer é contactar o cliente.
Nada de "ah, mas...", nada de choradinhos.
Há que ser profissional e honesto e explicar ao cliente que a estimativa foi feita com base na aprovação imediata e que contemplava um determinado prazo para o trabalho.
Que como é natural um profissional liberal não pode ficar à espera que um cliente se decida por um orçamento, e como é natural aceitou novos trabalhos. Explicar bem como está neste momento a agenda, qual a disponíbilidade e qual o menor prazo em que conseguimos entregar um trabalho de qualidade.
Muito provavelmente o cliente já deu um prazo com margem de segurança.

O próximo passo é aprender com o erro.
Em cada orçamento enviado, estipular apenas o tempo previsto de execução, nada de datas. Demora 2 dias, demora 3 semanas. Isto permite ao cliente saber quando pode contar com o trabalho após a adjudicação.
Explicar bem que esse prazo é uma estimativa e que o prazo final só será indicado após a adjudicação, porque no hiato de tempo em que o orçamento foi entregue e o cliente respondeu podem ter surgido trabalhos que vêm preencher a agenda. Normalmente é boa política dar um prazo de validade ao orçamento, não só para salvaguardar a disponíbilidade mas também para fazer alguma pressão para que o cliente se decida.

Na eventualidade de realmente cair um trabalho que requer resposta urgente dentro do prazo de validade do orçamento, informar de imediato o cliente das novas condições. Qual a nova disponíbilidade de agenda e em que prazo conseguimos razoávelmente entregar o trabalho.

E finalmente se não der para cumprir com o prazo pedido pelo cliente, declinar graciosamente o trabalho. É duro, mas mais vale dizer que não a não cumprir com um prazo. Afinal um freelancer vive da sua reputação.

E vocês, já se deixaram arrastar para situações destas?
Partilhem as vossas experiências com prazos loucos.

2 comentários:

  1. Tive uma situação destas. Dei um mês para conclusão do trabalho, contando com todos os factores que descreves aqui e alertei para o perigo de falhar à medida que o prazo estreitava e nada de ok final. Quando veio o Ok, deixei-me levar na onda e PUMBA! lixei-me! Noitadas noitadas e falhei o prazo redondamente. Acabei por ser forçado a sucessivos adiamentos de entrega (péssimo), mais, para uma data limite acabei por apertar tanto que tive de descorar a qualidade largamente. Resumindo, foi um inferno. depois ainda tive de refazer os que estavam fracos. No fim das contas acabei por demora o prazo que apresentei no início. Eu fiz as contas certas, falhei foi na negociação posterior. Agora já sei. Tinha aprendido a prever prazos mas não tinha aprendido a negociá-los e defende-los. Mas pronto, gostaram do trabalho e isso ajuda a aligeirar um pouco a coisa. Do mal o menos! A não repetir o afrouxamento negocial.

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  2. Nestas coisas nada como ser honesto com o cliente.
    Explicar bem as consequências e tentar negociar a coisa de modo a que o cliente saia a ganhar.

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