Quando somos arrastados para um prazo impossível...

Acontece de tempos a tempos.

O cliente pede um orçamento para um trabalho que deverá estar pronto daí a um mês.

O trabalho é coisa para durar 2 semanas, mais uma de margem de segurança, e avançamos uma data de entrega para daí a 3 semanas.

Mas o cliente demora uma eternidade a responder.

Quando finalmente responde, duas semanas se passaram. Entretanto aceitámos novos trabalhos que vieram preencher a nossa agenda, e não só ficamos apenas com duas semanas para fazer o trabalho como ainda por cima dessas duas semanas, metade do tempo já está agendado para outros trabalhos.

Depois vêm as directas, a desmotivação pelo cansaço, a inerente perda de qualidade. Ocasionalmente lá se consegue negociar a entrega de sexta para segunda seguinte e passamos o fim de semana a trabalhar, mas deixamos uma má impressão no cliente (afinal fomos nós que indicámos aquela data originalmente...).

Isto já sem contar com a lei de Murphy em que ficamos sem computador/internet/capacidade de trabalhar por algum motivo. O artista não é uma empresa, em que se um trabalhador adoecer outro toma o seu lugar. O cliente espera que o trabalho seja feito por uma pessoa concreta.

Então como lidar com esta situação se nos deixarmos arrastar para ela?

A primeira coisa a fazer é contactar o cliente.

Nada de "ah, mas...", nada de choradinhos.

Há que ser profissional e honesto e explicar ao cliente que a estimativa foi feita com base na aprovação imediata e que contemplava um determinado prazo para o trabalho.

Que como é natural um profissional liberal não pode ficar à espera que um cliente se decida por um orçamento, e como é natural aceitou novos trabalhos. Explicar bem como está neste momento a agenda, qual a disponíbilidade e qual o menor prazo em que conseguimos entregar um trabalho de qualidade.

Muito provavelmente o cliente já deu um prazo com margem de segurança.

O próximo passo é aprender com o erro.

Em cada orçamento enviado, estipular apenas o tempo previsto de execução, nada de datas. Demora 2 dias, demora 3 semanas. Isto permite ao cliente saber quando pode contar com o trabalho após a adjudicação.

Explicar bem que esse prazo é uma estimativa e que o prazo final só será indicado após a adjudicação, porque no hiato de tempo em que o orçamento foi entregue e o cliente respondeu podem ter surgido trabalhos que vêm preencher a agenda. Normalmente é boa política dar um prazo de validade ao orçamento, não só para salvaguardar a disponíbilidade mas também para fazer alguma pressão para que o cliente se decida.

Na eventualidade de realmente cair um trabalho que requer resposta urgente dentro do prazo de validade do orçamento, informar de imediato o cliente das novas condições. Qual a nova disponíbilidade de agenda e em que prazo conseguimos razoávelmente entregar o trabalho.

E finalmente se não der para cumprir com o prazo pedido pelo cliente, declinar graciosamente o trabalho. É duro, mas mais vale dizer que não a não cumprir com um prazo. Afinal um freelancer vive da sua reputação.

E vocês, já se deixaram arrastar para situações destas?

Partilhem as vossas experiências com prazos loucos.